Jak obliczać i rozliczać świadczenia chorobowe, wynagrodzenie za pracę zdalną i urlop w okresie kwarantanny lub izolacji domowej

W aktualnym stanie prawnym pracownik może wykonywać pracę zdalną w okresie kwarantanny lub izolacji domowej. W takich okolicznościach może on także korzystać z urlopu wypoczynkowego. Jeśli w czasie wspomnianego „odizolowania” zatrudniony nie świadczy pracy, należy mu się świadczenie chorobowe na ogólnych zasadach.

Ponieważ epidemia COVID-19 wciąż nie wygasa, osoby zajmujące się tematyką kadrowo-płacową powinny wiedzieć jak zgodnie z przepisami rozliczać świadczenia przyznawane pracownikom w związku z przebywaniem na kwarantannie bądź izolacji.

Świadczenia chorobowe za czas kwarantanny i izolacji domowej

Należności chorobowe za czas obowiązkowej kwarantanny i izolacji przysługują na ogólnych zasadach.

W konsekwencji, niemożność wykonywania przez pracownika pracy w wyniku nałożonej na niego kwarantanny lub izolacji uprawnia go do:

• wynagrodzenia chorobowego w wysokości 80% podstawy jego wymiaru, chyba że obowiązujące u danego pracodawcy przepisy prawa pracy przewidują wyższe wynagrodzenie z tego tytułu – przypomnijmy, że zatrudniony ma prawo za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną trwającej łącznie do:
  • 33 dni w ciągu roku kalendarzowego lub
  • 14 dni w ciągu roku kalendarzowego – w przypadku pracownika, który co najmniej w poprzednim roku kalendarzowym ukończył 50. rok życia;
• zasiłku chorobowego z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, w wysokości 80% podstawy jego wymiaru, począwszy od 34. (15.) dnia niezdolności do pracy.

Od 24 października 2020 r. podstawą wypłaty świadczeń chorobowych osobie poddanej kwarantannie bądź izolacji domowej jest informacja w systemie informatycznym Centrum e-Zdrowia (system EWP) o objęciu tej osoby kwarantanną lub izolacją w warunkach domowych. ZUS pozyskuje dane z tego systemu i udostępnia je płatnikom składek na ich profilach na portalu PUE ZUS. Dostęp do informacji o kwarantannie lub izolacji na swoim profilu na PUE ZUS ma również ubezpieczony. Dane dotyczą osób, których kwarantanna lub izolacja trwała 22 października 2020 r. albo zaczęła się po tym dniu.

Dane są udostępniane na portalu PUE ZUS odpowiednio w panelu Płatnika oraz w panelu Ubezpieczonego, w zakładce [Kwarantanna, izolacja domowa]. Po wejściu w tą zakładkę pojawi się tabela, w której będą prezentowane odpowiednie dane.

W widoku przeznaczonym dla płatnika składek znajdują się m.in.:

• imię i nazwisko ubezpieczonego,
• PESEL lub nr dokumentu tożsamości ubezpieczonego,
• typ decyzji (kwarantanna/izolacja),
• okres trwania kwarantanny lub izolacji (data początku i końca).

Niekiedy do wypłaty świadczeń chorobowych za czas kwarantanny lub izolacji wystarczy oświadczenie ubezpieczonego. Dotyczy to m.in. następujących przypadków:

• gdy na platformie PUE ZUS nie ma informacji o kwarantannie/izolacji pracownika,
• w przypadku sprawowania przez pracownika opieki nad chorym dzieckiem,
• gdy pracownik przebywa na kwarantannie z powodu izolacji (choroby) domownika.

Jeśli w systemie PUE ZUS zabrakło informacji o tym, że zatrudniony przebywał na kwarantannie lub w izolacji, powinien on złożyć swojemu pracodawcy krótkie oświadczenie w ciągu 3 dni od dnia zakończenia obowiązkowej kwarantanny albo izolacji w warunkach domowych.

Pracodawca albo ZUS mogą wystąpić do organu Państwowej Inspekcji Sanitarnej o potwierdzenie informacji zawartych w oświadczeniu.

Dodajmy, że pracownik jest zobligowany niezwłocznie informować pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności w pracy (także tej wymuszonej przez izolację lub kwarantannę) i przewidywanym okresie jej trwania. Dotyczy to każdego pracownika. Obowiązek w tym zakresie wynika z § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, który stanowi m.in., że: „W razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy, pracownik jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy”.

Przykład

Pełnoetatowy pracownik (35 lat) otrzymujący co miesiąc wyłącznie stałe wynagrodzenie w wysokości 5000 zł brutto, w okresie od 22 do 31 marca 2021 r. przebywał na izolacji domowej, za którą przysługiwało mu wynagrodzenie chorobowe (w jej trakcie nie wykonywał pracy). Była to jego jedyna marcowa absencja. W okresie do marca 2020 r. do lutego 2021 r. jego wszystkie nieobecności w pracy były związane z urlopem wypoczynkowym. 

W opisanym przypadku jego marcowe należności powinny być wyliczone jak poniżej:

– wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca:

5000 zł : 30 = 166,67 zł,

166,67 zł x 10 dni izolacji = 1666,70 zł,

5000 zł – 1666,70 zł = 3333,30 zł; 

– wynagrodzenie chorobowe:

5000 zł – (5000 zł x 13,71%) = 4314,50 zł x 12 = 51774 zł : 12 = 4314,50 zł;

4314,50 zł x 80% : 30 = 115,05 zł,

115,05 zł x 10 dni = 1150,50 zł. 

Uwzględniając fakt, iż omawiany pracownik jest uprawniony do podstawowych kosztów uzyskania przychodu oraz kwoty zmniejszającej miesięczną zaliczkę podatkową (na mocy złożonego PIT-2), rozliczenie jego marcowej listy płac powinno wyglądać następująco:

Praca zdalna w okresie kwarantanny i izolacji domowej

Stosownie do art. 4h i 4ha ustawy antykryzysowej, aktualnie dozwolona jest praca zdalna w okresie kwarantanny/izolacji domowej. Jej wykonywanie może nastąpić wyłącznie za zgodą pracodawcy i na zasadach określonych w art. 3 ust. 3-8 ww. ustawy.

Za realizację zadań służbowych w omawianych okolicznościach zatrudnionemu przysługuje normalne wynagrodzenie za pracę, w myśl art. 80 Kodeksu pracy.

Za dni pracy świadczonej w trakcie kwarantanny/izolacji domowej pracownikowi nie są należne świadczenia chorobowe.

Co ważne, w myśl art. 4hb ustawy antykryzysowej, za dni nieświadczenia pracy w okresie kwarantanny lub izolacji w warunkach domowych stosowne świadczenia chorobowe przysługują. Oznacza to, że w sytuacji, gdy pracownik przez część okresu kwarantanny/izolacji domowej pracował (za zgodą pracodawcy), a przez pozostałą część pracy nie świadczył, wówczas trzeba wypłacić mu odpowiednio pensję oraz należność chorobową.

W tym konkretnym przypadku nie ma uzasadnienia dla stosowania art. 17 ustawy zasiłkowej, w myśl którego ubezpieczony wykonujący w okresie orzeczonej niezdolności do pracy pracę zarobkową lub wykorzystujący zwolnienie od pracy w sposób niezgodny z celem tego zwolnienia traci prawo do zasiłku chorobowego za cały okres tego zwolnienia.

Oczywiście powyższe wyjaśnienia dotyczą sytuacji, gdy w okresie kwarantanny/izolacji w warunkach domowych pracownik nie przebywał na zwolnieniu lekarskim.

Urlop wypoczynkowy w czasie kwarantanny / izolacji domowej

Kwestia możliwości korzystania przez pracownika urlopu wypoczynkowego w okresie kwarantanny / izolacji domowej budzi sporo wątpliwości. Wyjaśnienia w tym temacie zawiera poniższa tabela:

Słuszność przedstawionych poglądów potwierdziło Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii.